Chaque personne qui travaille avec vous a sa fiche, son rôle et son code PIN à 4 chiffres. À la fin de cet article, vous saurez ajouter un employé, lui donner son code et régler ce que son rôle lui permet.
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Ce que permet votre offre
En Starter, le Propriétaire, c'est-à-dire vous, est le seul profil possible : votre fiche a été créée à l'inscription, avec un code PIN. Ajouter un gérant, un caissier, un cuisinier ou un barman demande l'offre Pro, à 9,90 € par mois. Si vous ne l'avez jamais eue, vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 7 jours depuis Passer au Pro, en haut de l'écran.
1Choisissez votre propre code
Dans Équipe › Employés, votre fiche porte la mention Vous. Son code a été attribué à l'inscription : choisissez le vôtre dans Mon profil, depuis le menu de votre compte en haut à droite, au champ Code PIN de la caisse.
2Créez la fiche d'un employé
Toujours dans Équipe › Employés, cliquez sur + Nouvel employé. Saisissez son Prénom et son Nom, puis choisissez son Rôle : c'est lui qui décide de ce que la personne peut ouvrir, et la fiche le résume juste en dessous. Pour l'aider à se repérer sur la caisse, cliquez sur la pastille de gauche pour ajouter sa photo, et choisissez une Couleur.
3Donnez-lui son code PIN
Tapez quatre chiffres dans PIN (4 chiffres). C'est le code que l'employé tape sur la caisse pour ouvrir sa session. Chaque code est unique dans votre établissement : s'il est déjà pris, la fiche vous le signale. L'œil affiche le code, la croix l'efface.
Le Salaire journalier sert au calcul de la paie : laissez-le vide si la personne n'est pas payée à la journée. L'interrupteur Encaisse décide si elle apparaît sur l'écran de choix de la caisse.
4Enregistrez
Cliquez sur Enregistrer. Tant qu'il manque quelque chose, le bouton reste éteint et la raison s'affiche en rouge, par exemple Choisissez un rôle. Si le rôle ouvre le back-office, la fiche demande en plus une Adresse email et un Mot de passe : ce sont les identifiants de connexion de cette personne.
5Réglez ce que chaque rôle autorise
Ouvrez Équipe › Rôles ; l'écran s'intitule Droits d'accès. Six rôles sont livrés : Propriétaire, Gérant, Administrateur, Caissier, Cuisinier et Barman. L'Administrateur, c'est le bureau — catalogue, paie, achats, papiers : il se connecte avec un mot de passe et n'ouvre ni la caisse, ni la cuisine, ni le bar. Cliquez sur un rôle : quatre interrupteurs lui ouvrent ses portes, Caisse, Cuisine, Bar et Back-office, et les cases en dessous disent ce qu'il peut y faire. Un changement s'applique à tous ceux qui portent ce rôle. Il manque un métier ? Cliquez sur + Nouveau rôle.
Attention — Le rôle du Propriétaire garde tous les droits et ne se modifie pas.
Quand quelqu'un s'en va
Un employé ne se supprime pas : il s'archive. Cliquez sur Archiver au bout de sa ligne et confirmez. Il n'ouvre plus ni la caisse ni le back-office, et ses ventes, ses heures et sa paie restent dans les rapports. Il revient d'un clic depuis l'onglet Archives, avec Réactiver.